بر اساس جمع‌بندی‌های صورت‌گرفته، روز ۱۷ مردادماه به عنوان زمان پیشنهادی برگزاری این همایش و تالار مرکزی ساری به عنوان محل پیشنهادی میزبانی آن تعیین شد. همچنین برنامه‌ریزی برای دعوت از حدود ۸۰۰ نفر از خبرنگاران، روزنامه‌نگاران، مدیران مسئول، فعالان رسانه‌ای و پیشکسوتان عرصه خبر از سراسر استان در دستور کار قرار گرفت.